Praxisbeispiel: Ein Jobcenter entwickelt seine Organisationskultur

Ein Jobcenter möchte besser auf sich ändernde Kundenansprüche und gesellschaftliche Herausforderungen reagieren

Der Auftrag an uns: Am Ende soll ein verbindliches und (er)lebbares Leitbild stehen, das Mitarbeitenden und Führungskräften Orientierung gibt. Die Leitfrage: Wie wollen wir in Zukunft unsere Kultur von Miteinander und Zusammenarbeit gestalten?

Mit dem neuen Geschäftsführer kommt frischer Wind ins Jobcenter. Mitarbeitende arbeiten vermehrt in Projekten, werden stärker beteiligt und nutzen neue Kommunikationsplattformen. Hinter Entscheidungen steht mehr Verbindlichkeit. 

 

Mit Bezug zur Strategie 2025 der Bundesagentur für Arbeit sollen diese positiven Entwicklungen reflektiert und ein gemeinsames Bild «zukünftig gelebter Zusammenarbeit» entwickelt werden.

Von Beginn an ist klar: Der Weg, das Erleben und der Austausch sind maßgeblich. Am Ende braucht es keine Glanzbroschüre. Dennoch Ergebnisse, die langfristig vertieft werden und zur Formung des zukünftigen Miteinanders beitragen. Am Prozess sollen Mitarbeitende und Führungskräfte aller Standorte und Tätigkeitsfelder beteiligt werden. Im Fokus steht vorerst die Leitbildentwicklung. Unserem Auftraggeber ist bewusst: Ein Leitbild wird nur wirksam und erlebbar, wenn die Implementierung und Kommunikation von Anfang an mitgedacht werden. 

Projekt-Design Leitbildentwicklung in Städten und Kommunen

Projektauftakt: Schlagkräftiges bereichsübergreifendes Projektteam findet sich und organisiert alle Veranstaltungen

Halbtägige Großgruppenveranstaltungen zur Kulturreflexion:

  • Teil 1: Bestehende Kultur würdigen & Bewahrenswertes identifizieren
  • Teil 2: Das Wünschenswerte "mitarbeitergerecht" und kreativ erarbeiten
  • Teil 3: Den Weg zur SOLL-Kultur ebnen

Leitbildentwicklung: das Projektteam verarbeitet die Ergebnisse der Großgruppenveranstaltungen zu einem attraktiven Leitbild

Maßnahmenpaket 1: Projektauftakt

Für das Projektmanagement werden zu Beginn die Ziele konkretisiert, die Projektstruktur gebildet und das interne Projektteam einberufen. Im Rahmen der Auftaktveranstaltung lernen uns die Projektteammitglieder kennen. Wir teilen unsere Haltung als externe Begleiterinnen, bringen es mit internem Know-how in Verbindung und hören, was der Projektgruppe wichtig ist. Um gut ins Arbeiten zu kommen, werden Rollen, Kommunikationswege sowie Ressourcen zur Aufgabenerledigung in der Projektgruppe geklärt.

Im Rahmen einer halbtägigen Klausur nehmen wir das Führungsteam frühzeitig mit auf die Reise. Gemeinsam mit dem Geschäftsführer informieren wir über die geplanten Schritte, interessieren uns für die Gedanken und Bedenken der Führungskräfte. Wir holen gemeinsam die Juwelen der Organisation an die Oberfläche, erste Leitgedanken zur Organisationskultur werden formuliert. 

Maßnahmenpaket 2: Kulturreflexion - Großgruppenveranstaltungen

In Großgruppenveranstaltungen sollten Mitarbeitende und Führungskräfte die Organisationskultur reflektieren, handlungsleitende Werte identifizieren und kreativ wesentliche Elemente des neuen Leitbilds gestalten - an drei Standorten mit jeweils 60 Mitarbeitenden und Führungskräften. So war der Plan. Aufgrund der damaligen Pandemielage konnten diese Veranstaltungen nicht stattfinden. Das Projekt wurde für ein halbes Jahr ausgesetzt. 

Nachdem klar war, dass auf absehbare Zeit keine Großgruppenveranstaltungen stattfinden können, ging das Projektteam einen mutigen Schritt und verlegte die Workshops in den virtuellen Raum - via Skype beschäftigten sich insgesamt ca. 100 Mitarbeitende und Führungskräfte mit der Kultur des Jobcenters.

Großgruppenveranstaltungen entwickeln eine wunderbare Energie - auch online. Geschäftsführer und Projektgruppe zeigten Gesicht, mithilfe einer Online-Kurzbefragung wurden bewahrenswerte und neu zu integrierende Werte gesammelt, in Gruppenarbeiten wurden kreativ die Kernelemente des zukünftigen Leitbilds entwickelt. Im Fokus standen die Themen "Sinn", "Führung", "team- und standortübergreifende Zusammenarbeit" und "Haltung gegenüber Kunden".

Maßnahmenpaket 3: Leitbildentwicklung

Jetzt musste der Sirup eingekocht und in Wort und Bild umgesetzt werden. Hierfür wurden erneut fünf zweistündige Online-Workshops mit Freiwilligen durchgeführt. In einer Schreibwerkstatt produzierten die beteiligten Mitarbeitenden und Führungskräfte unglaublich kraftvolle Leitsätze und Bildmetaphern.

Inhalte und Bildmetaphern wurden im zweiten Schritt mit einem sogenannten "Sounding Board" reflektiert und anschließend einer Illustratorin zur bildsprachlichen Umsetzung übergeben. 

Noch läuft das Projekt - im Sommer soll das Leitbild druckreif sein. 

Aus Beratersicht sind es drei Elemente, die einen guten Leitbildprozess auszeichnen

- Entstehungsprozess des Leitbilds unter aktiver Beteiligung der Mitarbeitenden
- Das gedruckte Leitbild als Kommunikationsmittel nach innen und nach außen
- Das gelebte Leitbild als Führungsinstrument und Orientierungsanker für Führungskräfte und Mitarbeitende 

Ein Drittel des Weges liegen bereits hinter uns, der spannende, erfolgsentscheidende Part steht der Organisation noch bevor.

 

 Ein Projekt unserer Beraterin Melina Savvidis

 

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